文章來源：中央黨校網(wǎng) [作者：津文] 發(fā)布時(shí)間：2015-07-09
在校委的重視和支持下，今年春季學(xué)期以來，天津市委黨校OA辦公系統(tǒng)全面推廣應(yīng)用，經(jīng)歷了由傳統(tǒng)辦公向0A協(xié)同辦公轉(zhuǎn)型的陣痛之后，OA辦公系統(tǒng)在提高工作效率、節(jié)約成本開支、實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理等方面的優(yōu)勢和作用日益凸顯。無論是在前期準(zhǔn)備還是正式運(yùn)行后的三個(gè)多月，OA辦公系統(tǒng)自始至終都得到全校各部門的大力支持和全體教職工的全力配合，逐步成為一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺和集中的信息整合呈現(xiàn)平臺，對全校各項(xiàng)工作起到重要推動(dòng)作用。
一、嚴(yán)格規(guī)范系統(tǒng)程序，堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)
我校成立了以辦公室、信息網(wǎng)絡(luò)部牽頭的專項(xiàng)工作小組，負(fù)責(zé)OA辦公系統(tǒng)的前期協(xié)助、中期開展和后期維護(hù)等工作。OA辦公系統(tǒng)策劃過程中，專項(xiàng)小組曾到市發(fā)改委、市人社局等多家單位進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研，經(jīng)過多次意見征求和會(huì)議論證后，由市信息中心根據(jù)我校工作實(shí)際，量身定做了OA協(xié)同辦公平臺。將原有較為繁瑣的流轉(zhuǎn)過程重新逐一梳理、設(shè)計(jì)，形成高效流轉(zhuǎn)模式。有針對性的設(shè)計(jì)用戶界面，形成簡潔的視覺感受和明確的模塊、按鈕位置，使得整個(gè)系統(tǒng)操作更加便捷。并在我校原有校園網(wǎng)基礎(chǔ)上進(jìn)行升級優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)信息資源整合。啟用的新校園網(wǎng)站內(nèi)容豐富、創(chuàng)意新穎，為我校加強(qiáng)理論宣傳，強(qiáng)化決策咨詢，建設(shè)高水平、有特色紅色學(xué)府搭建了更加廣闊的平臺。在市工信委積極推進(jìn)全市電子政務(wù)發(fā)展，大力打造“五個(gè)一”工程的推動(dòng)下，我校電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)也于去年11月正式啟用，實(shí)現(xiàn)了收發(fā)市委、市政府文件電子化和OA平臺非秘文件電子化流轉(zhuǎn)的協(xié)同發(fā)展。機(jī)要室在傳統(tǒng)的“三鐵一器”保密措施基礎(chǔ)上，也實(shí)現(xiàn)了涉密機(jī)器信息化和網(wǎng)絡(luò)化的轉(zhuǎn)變。
二、全面培訓(xùn)使用流程，堅(jiān)實(shí)過程
OA系統(tǒng)在我校正式運(yùn)行前，我校特意邀請研發(fā)工程師對我校各部門負(fù)責(zé)同志、秘書進(jìn)行了一次全面的、系統(tǒng)的培訓(xùn)，工程師圍繞“該給誰辦、如何辦理”兩個(gè)問題逐步展開，為大家詳細(xì)講解了OA協(xié)同辦公平臺的操作方法。校委和部門領(lǐng)導(dǎo)親力親為、帶頭使用，并積極提出操作感受和改進(jìn)意見，推動(dòng)了OA辦公系統(tǒng)在全?？焖偻茝V。考慮到全校教職工的工作方式和工作習(xí)慣的差異，為了讓大家能夠充分參與其中，專項(xiàng)工作組重點(diǎn)針對年輕的部門秘書團(tuán)隊(duì)進(jìn)行培訓(xùn)，以便有足夠的能力快速、及時(shí)的幫助本部門其他同事解決OA問題，并建立專屬秘書群，便于大家解答疑問，交流經(jīng)驗(yàn)。
三、細(xì)化OA系統(tǒng)模塊，堅(jiān)實(shí)效率
目前，我校OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、行政管理、檔案管理三個(gè)系統(tǒng)功能的同步使用，能夠完成校內(nèi)非秘文件與檔案系統(tǒng)的并軌操作，全面高速自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)，提升了整體的辦公效率。便捷的“公文查詢”功能，能夠快速準(zhǔn)確找到所需文件；“處室備份”功能能夠共享本部門所有文件和材料；“通知”、“公告”功能能將信息及時(shí)發(fā)布在OA主頁面的明顯位置；“目錄下載”功能能夠?qū)⑦x定時(shí)間的文件信息列成清單，發(fā)送到相關(guān)教研人員，供大家查閱等等。OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了定點(diǎn)追蹤，免除了之前紙版文件傳閱的不定向問題，“追蹤”功能，能夠顯示整個(gè)文件流轉(zhuǎn)的途徑，清晰透明。對于簽批人員無法進(jìn)行操作的情況，工程師研發(fā)了“補(bǔ)錄內(nèi)容”等相關(guān)模塊，設(shè)置權(quán)限給相應(yīng)的管理者，使公文能夠順利流轉(zhuǎn)。
四、定時(shí)反饋使用效果，堅(jiān)實(shí)機(jī)制
OA辦公系統(tǒng)的熟練是個(gè)過程，在使用中不斷的提出問題，分析問題，解決問題，也在不斷的創(chuàng)新，其優(yōu)化流程更加注重人性化的設(shè)計(jì)。正式運(yùn)行這3個(gè)多月來，專項(xiàng)組不定時(shí)的和各部門進(jìn)行溝通，了解大家的使用情況，傾聽各方面的聲音，階段性的對大家提出的OA問題進(jìn)行匯總，擇機(jī)在秘書會(huì)上針對問題向大家進(jìn)行解答。安排了“四重人員保障”解決方案，若本部門有緊急的OA問題需要解決，則部門秘書作為第一解決人員，這樣更加快捷、及時(shí)；辦公室人員作為第二解決人員，提供相關(guān)文件流程支持；專項(xiàng)組的專派人員作為第三解決人員，負(fù)責(zé)技術(shù)層面后臺支持；市信息中心人員作為第四解決人員，提供更深層次的技術(shù)支持和技術(shù)維護(hù)。
OA辦公系統(tǒng)為我們打破時(shí)間和空間的限制，以它的方便、快捷、綠色、低碳改變了我們的辦公方式，過去的大半年時(shí)間里，我校真正實(shí)現(xiàn)了從OA協(xié)同辦公平臺客戶到OA協(xié)同辦公平臺主人的轉(zhuǎn)變，每個(gè)人都身在其中，學(xué)中用，用中學(xué)，形成各部信息共享、和諧互助的良好氛圍。建設(shè)信息化和數(shù)字化校園已成為黨校未來發(fā)展的方向和必然趨勢，OA系統(tǒng)作為我校信息化建設(shè)的重要組成部分，其成功推廣應(yīng)用對加快我校信息化建設(shè)，提升黨校工作科學(xué)化和現(xiàn)代化水平都有重要意義。
